Czy wiesz, że za ponad połowę efektów, które osiągasz, odpowiada mniej niż jeden procent twojego zaangażowania? Dzisiaj opowiem o efekcie Pareto i jaki ma on wpływ na Twoje życie.
Jak to możliwe, że za ponad połowę efektów odpowiada tylko 8 promili wysiłku? Poznaj zasadę Pareto. Zasada ta mówi, że 20% czynności odpowiada za 80% rezultatów. Czyli jeżeli zaniedbamy pozostałe 80% czynności, to możemy skupić się na kluczowych 20% przynoszących 80% efektów. Odzyskujemy na przykład 8h z 10h, czy 80 zł z zainwestowanych 100. No ale zasada Pareto działa nadal – nawet wobec osiągniętego zoptymalizowanego wyniku – więc powtarzamy. A potem znowu. I znów powtarzamy, i w wyniku prostej matematyki osiągamy nieco ponad 50% zysku przy ograniczeniu inwestycji do 8 promili. Przekładając to na czas pracy – ponad połowa zysku pochodzi z 4 najefektywniejszych minut pracy dziennie! Ta daa!!! Fajne, nie?
100% wysiłków → 100% efektów
10 h/dz → 10.000 zł/mc
10 h/dz * 20% = 2 h/dz → 10.000 zł/mc * 80% = 8.000 zł/mc
2 h/dz → 8.000 zł/mc
2 h/dz * 20% = 24 min/dz → 8.000 zł/mc * 80% = 6.400 zł/mc
24 min/dz → 6.400 zł/mc
24 min/dz * 20% = 4,8 min /dz → 6.400 zł/mc * 80% = 5.120 zł/mc
4 min i 48 sec /dz → 5.120 zł/mc
8‰ → 51,2%
Dzisiejsza idea jest trochę odmienna od poprzednich, gdyż z moich doświadczeń wynika, że mało kto traktuje ją z matematyczną precyzją. Stąd też pozwalam sobie stwierdzić, że Zasada Pareto to modny mit szkoleniowy. Swoje spostrzeżenia oparłem na artykule Dominika Frajberga, z bloga bullshittraining.pl Zacznijmy więc dekonstrukcję zasady Pareto.
Po pierwsze: nazwa
To nie Pareto wymyślił ową zasadę. Przenieśmy się na chwile do trudnych lat II wojny światowej. W grudniu 1941 roku Ameryka przystępuje do wojny. Nawet admirałowi Yamamoto, który proroczo podsumował Pearl Harbor: “Obudziliśmy śpiącego olbrzyma”, nie śniło się, że tak szybko nękana kryzysem gospodarczym Ameryka rozpocznie przestawianie przemysłu na tory wojenne. Przede wszystkim brakowało jej dwóch przemysłów, niezbędnych do prowadzenia wojny. Były to przemysł stoczniowy i optyczny.
Jednymi z rzadziej wspominanych bohaterów tego sukcesu byli specjaliści od zarządzania, którzy posługując się ideami stworzonymi przez prekursora optymalizacji produkcji, Fredericka Taylora przygotowali Amerykę do wojny. Byli to między innymi Shewhart, Juran i Deming. To oni zaprojektowali metody, dzięki którym Ameryka wygrała gospodarczo wojnę. Następnie przenieśli te metody do pokonanej Japonii i m.in. dzięki temu podnieśli ją z klęczek.
Żeby zobrazować znaczenie Elementów powiązanych z małymi kosztami a wywołującymi bardzo znaczące efekty, Juran w swojej książce z 1951 roku “Quality control handbook” sformułował zasadę “kluczowych nielicznych i błahych licznych” przywołując badania Vilfredo Pareto, włoskiego ekonomisty z XIX w. Pokazywały one, że około 80 % majątku Włochów znajduje się w rękach 20% społeczeństwa. Tak pojawiło się i nazwisko, od którego nazwę wzięła zasada, jak i liczby, które po uproszczeniu, a następnie zdogmatyzowaniu stały się nienaruszalne.
Nie na długo. Zaczęto z początku podważać same liczby, skupiając się na tym, że ich suma wynosi 100%. Próbowano w wielu procesach, dość magicznie odnajdywać takie liczby, których suma rzeczywiście dawała 100%. Ciekawe, że nikt nie zauważył, że najlepiej i najpewniej działa to dla pary 0% + 100%. W końcu zmądrzano i powrócono do pierwotnej intuicji, że istnieją takie składowe procesów, które przynoszą większe rezultaty od innych, przy czym wymagają znacznie mniejszych inwestycji. Jaki więc można mieć pożytek z tego, że “istnieją kluczowe nieliczne i błahe liczne” składniki procesów?
Wyobraź sobie, że jesteś właścicielem wspaniałej floty 10 żaglowców transportowych.
Są cudowne lata 30 XIX w. Morza należą do tych pięknych olbrzymów. Przewozisz ładunek na 5 trasach. Żeby nam było łatwiej, przyjmijmy, że z początku podzieliłeś statki równomiernie na wszystkie trasy. W pewnym momencie zaobserwowałeś, że na trzech z nich zyski wynoszą ponad 80% całości. Postulatem doradców wyznających zasadę Pareto byłoby zamknięcie tych mniej rentownych tras i przeniesienie statków i kapitału na najbardziej dochodowe. Ale zauważ: te trasy nie są nierentowne, nie przynoszą strat. Są pod pewnymi względami mniej optymalne. Natomiast pozwalają utrzymać linie, których obsługę ktoś mógłby przejąć. Pozwalają utrzymywać przyczółek, bo nie wiadomo, co przyniesie przyszłość. Ponadto jest jeszcze kwestia klientów. Oni już zrobili plany, mając na względzie dostarczaną przez ciebie usługę. Jeśli ich zawiedziesz, to może Ci to przynieść więcej szkody, niż pożytku.
Powtórzę: może, nie na pewno. Musisz to rozważyć. Innym pomysłem na maksymalizację zysków jest obniżenie standardu na tych mniej dochodowych trasach. Ale takie obniżenie psuje markę, może zniechęcić klientów, zniechęci załogę, wprowadzi podziały w firmie… znowu: musisz to rozważyć i mieć świadomość, że może to dla ciebie nie zadziałać.
Zasada Pareto nie odpowie Ci, czy działania przyszłe będą opłacalne, odpowie Ci jedynie, że jeśli dobrze zidentyfikowałeś elementy procesu, to wskazałeś jedynie na działy bardziej zyskowne i mniej zyskowne. Pareto nie powie Ci, czy stosujesz właściwy model biznesowy, czy na przykład któreś elementy nie są od siebie zależne i czy zmniejszenie wkładu w jeden nie spowoduje zmniejszenia zysków z drugiego.
To kluczowa krytyka mitu Pareto – procesy biznesowe i życiowe są systemem setek i tysięcy naczyń połączonych, których istnienia Zasada Pareto nie tylko nie zakłada, ale całkowicie ignoruje. Popatrzmy, jak niewłaściwe rozpoznanie modelu procesów zadziała na przeciętnym dniu przeciętnego człowieka. Co jest jednym z najbardziej niezyskownych procesów w dniu? Mycie się i spanie. Zajmują między 7 a 9 godzin dziennie, nie przynoszą zysków, generują koszty finansowe i czasowe. To co, przestaniesz się myć i spać? A takich procesów, które wpływają jeden na drugi, albo takich, które nie generują zysków, a umożliwiają funkcjonowanie całego systemu, jest znacznie więcej. Czy można więc wykorzystać tę zasadę do planowania szeroko pojętych wydatków? Można. Tylko wcześniej zastanówmy się, czy wiemy, co robimy, a w trakcie sprawdzajmy, czy rezultaty są pożądane.
Jest jeszcze jedna kwestia. Podobny do oryginalnej zasady Pareto jest model długiego ogona
Czyli, posługując się językiem Jurana “niezwykle licznych błahych” elementów. Długi ogon pojawił się, kiedy zaczęto badać źródła ruchu na stronach internetowych. Okazało się, że jeśli artykuł był wystarczająco rozbudowany, to odwiedzało go wielu użytkowników, którzy trafiali na niego, wyszukując różne dziwne frazy. Były one prawie unikalne, z jednej trafiało kilku, a czasami jeden odwiedzający, lecz w suma dawała dużą liczbę odwiedzających. Jeśli więc masz elementy, które przy małej inwestycji dają małe zyski, i masz ich wystarczająco wiele może to przełożyć się dla ciebie na naprawdę duży zysk skonsolidowany.
Podsumowując: zasada Pareto działa i ma się jak najlepiej, tyle że działa w swojej oryginalnej wersji, przy przedstawionych ograniczeniach. Po pierwsze muszą istnieć takie elementy, po drugie trzeba móc je wskazać, czyli wcześniej rozróżnić między sobą. No bo co Ci da wiedza, że 32% twoich inwestycji kapitałowych przynosi 64% zysku, skoro nie potrafisz wskazać które z nich zrobią to w następnym okresie. Po trzecie muszą być niezależne od tych, które chcielibyśmy zaniedbać, czyli nie może to być na przykład sen w Twoim dniu, czy tankowanie w samochodzie. Na pewno ta zasada nie zadziała w wersji mitycznej, gdzie w każdej sytuacji 20% elementów daje 80% efektów. Tym bardziej nie zadziała zastosowanie jej do tego samego zbioru elementów kilka razy, czyli rekurencyjnie. Bo wtedy rzeczywiście, już przy trzecim powtórzeniu okaże się, że 0,8% zaangażowania daje 51% rezultatów. Teoretycznie. Wedle bardzo kiepskiej teorii. To tyle o zasadzie Pareto, będziemy wspominać o niej jeszcze przy omawianiu tematu zarządzania czasem.
Leszek Cibor