8 zasad zarządzania czasem – gdybym to wiedział wcześniej

Ile zajmuje Ci dziennie sprawdzanie smartfona, nawet bez żadnego dzwonka? Jak dużo czasu w tygodniu zabierają Ci krótkie nic nieznaczące emaile w pracy? Ile razy w ciągu dobrej pracy ktoś Ci przerywa? Minuta za minutą, godzina za godziną. Czas ucieka bezpowrotnie, czy tego chcemy, czy nie, możemy jednak zawalczyć z tymi złodziejami czasu. Dzisiaj o 8 rzeczach, które ludzie sukcesu wiedzą o zarządzaniu czasem.

1. Czas to pieniądz

Wyświechtane i banalne? Może i tak, ale bardzo prawdziwe. Lata temu, gdy organizowałem i jeździłem na konwenty fantastyki – poznałem tam niezwykle wdzięcznego kolegę i świetnego pisarza Andrzeja Pilipiuka. To on pierwszy uświadomił mi dobitnie taką prostą zależność, gdy w luźnej rozmowie powiedział. „Wiesz, mogę sobie zrobić w tym tygodniu, albo nawet w tym miesiącu kompletnie wolne. I kasa z książek będzie skapywała. Problem polega na tym, że tydzień wolnego w tym roku, oznacza tydzień bez wypłaty mniej więcej za rok.” I to w jego przypadku było bardzo prawdziwe, ale jest w tym coś więcej – skoro możesz zawsze znaleźć nowego partnera, nowych przyjaciół, zarobić więcej pieniędzy czy napisać nową książkę, to dlaczego nie zrobić tego teraz, zamiast robić sobie wolne. Skoro teraz możesz sobie, mówiąc kolejnym przysłowiem – dobrze zaścielić, to za rok się dobrze wyśpisz. Natomiast odkładanie codziennie oznacza, że do dobrego wyspania jest o rok + 1 dzień i tak w kółko. Zmierzam do tego, że nasze działania mają odłożoną w czasie gratyfikację. Która prowadzi nas do kolejnej myśli.

2. Zyskasz w przyszłości

Odłożona gratyfikacja i zrozumienie, że mało rzeczy da się zrobić tu i teraz z maksymalnym zyskiem, to rzecz, o której łatwo powiedzieć, a szalenie trudno wprowadzić do życia. Taka prosta analogia, że dla pracownika etatowego czas jest bezpośrednio i szybko wymienialny na pieniądz może wydać się krzywdzącym spłyceniem jego pracy, ale z perspektywy jego czasu tak to w takim najbardziej surowym wydaniu wygląda. Znowu czas poświęcony na nasze pragnienia, ambicje i dążenia nie jest bezpośrednio kapitalizowany. Odłożona gratyfikacja i cierpliwość to mega wyzwanie. Jakbym miał przebudować powiedzenie z pierwszego punktu, to powiedziałbym „Czas inwestowany teraz, to pieniądz odłożony na długoterminowej lokacie”

3. Skupienie

W moim systemie efektywności zawsze projektuję sobie zadanie główne danego dnia. Jedno, by się przypadkiem nie pomylić, ale kluczowe. Nazywam je kolokwialnie „choćby skały srały” – muszę je zrobić, wykonać choćbym miał wyć z bólu i siedzieć do północy nad nim. I to się zdarzało, bo źle planując dzień, wpadało sporo niezapowiedzianej drobnicy. Tym zadaniem może być np wyczyścić skrzynkę odbiorczą, dokończyć artykuł, napisać scenariusz, zamknąć projekt graficzny. Coś znaczącego i wspierającego Twoje główne zajęcie – Twój główny zawód. Ważne, by dało się to zadanie skończyć w wyraźnie określonym czasie, stąd też wyznacz je sobie w sposób mierzalny.

4. Powiedz “nie” okazji

Zawsze jest okazja, by pogadać, by sprawdzić telefon, by obejrzeć kolejny film na YouTube, albo pokazać swoją wiedzę w komentarzu na Facebooku. Te okazje sabotują Twój cel. Sprawiają, że za rok wyśpisz się gorzej. Powiedz im – nie, dziękuję.

Masz też niejednokrotnie w pracy i życiu towarzyskim niezwykłe okazje, do spotkania nowych osób, poszerzenia swoich znajomości czy wzięcia dodatkowych zadań, które Cię rozwiną… To była ironia. Guzik prawda. Nie potrzebujesz poznawać tych wszystkich ludzi, nie potrzebujesz nowych zadań z nie Twojej dziedziny. Z punktu widzenia efektywnościowego prawda jest bardzo, ale to bardzo zimna – każda nowa znajomość pochłania czas, a duża większość tylko go zmarnuje. Nie chodzi mi tutaj o to, by fuczeć na każdego – wypada być uprzejmym dla ludzi, ale naprawdę, jeśli nie musisz – nie angażuj się w nowe znajomości, które z perspektywy dłuższej najpewniej nie będą wspierać Twoich celów życiowych i zawodowych. Żeby nie być gołosłownym – najbardziej efektywni biznesmeni znają i utrzymują relację zaledwie z garstką osób, cała reszta rzeczy typu selfie z fanem czy spotkanie po konferencji, to ich marketing. Nie pomyl tych dwóch rzeczy, bo możesz się nieprzyjemnie zaskoczyć. Dlatego jak mówił Steve Jobs „Skupienie przychodzi, kiedy mówimy nie”

5. Deleguj, co tylko możesz delegować

Rozumiem doskonale, że nie wydelegujesz nauczenia się na egzamin czy nie zlecisz nikomu wykonania esencjonalnej pracy, w której jesteś specjalistą, ale delegowanie mniej istotnych z mojego punktu widzenia działań okazywało się zbawienne dla mojej produktywności. Istotne jest, by zapytać samego siebie czy jesteś jedyną osobą, która może to wykonać, zachowując odpowiednią jakość? No i jak bliskie i ważne jest zadanie dla Twojego biznesu czy projektu?

Dwa przykłady delegacji, jakich nauczyłem się przez lata, to:

  • Przy prowadzeniu studia graficznego nie zawsze musisz Ty czy Twój grafik wykonywać całej roboty. Czasem jest jej tak dużo, że lepszym rozwiązaniem jest wypchnięcie prostszych prac, np: wykonania nieskomplikowanych logotypów do studentów oferujących swoje usługi na allegro za 50 zł czy na serwisie fiverr za 10$. Nie zrozum mnie źle – nie robiłem tak cały czas, natomiast jeśli ilość pracy może zagrozić stabilności całego projektu jakim jest studio graficzne – należy kategorycznie i szybko delegować.
  • Możesz delegować usługi sprzedażowe. Wiem, moim całym życiem jest sprzedaż, natomiast popatrz – jako kreator treści, kursów, mentor, trener i konsultant czasem brakuje czasu na taki realny ludzki detal np: napisanie odpowiednich treści w newsletterze, albo wykonanie odpowiednich działań na styku programowania i zarządzania sklepem online – wówczas można delegować tego typu prace. I ku zaskoczeniu są i firmy i osoby, które potrafią taką pracę wykonywać w oparciu o rezultat, a nie w oparciu o podstawową płatność. Zresztą patrząc z drugiej perspektywy – dla osoby, której samo słowo sprzedaż jeży włos na głowie, to jest świetna możliwość, by zapewnić sobie stały przypływ nowych zleceń.

Zresztą ten drugi przykład jest zdecydowanie bardziej powszechny i paraliżujący. Tak więc deleguj.

6. Planuj minimalistycznie

Nauczyłem się, że w dniu jesteśmy w stanie wykonać tylko ograniczoną ilość zadań. To znaczy, niby jest to oczywiste, dopóki nie zdasz sobie sprawy, ile tych zadań możesz zrobić tak naprawdę i które z nich są ważne. Dlatego do tej jednej rzeczy „choćby skały srały”, którą muszę wykonać danego dnia, dokładam maksymalnie 5 rzeczy istotnych z różnych punktów widzenia, nie tylko zawodowego. Cała reszta to szum, który staram się albo szybko wysprzątać i się go pozbyć, albo przekładam na później. Łącznie 6 zadań, nie więcej, inaczej spędzisz nad codziennymi planami więcej, niż powinieneś.

Co jest jednak tutaj istotne – nauczenie się tego wymaga nie tylko skupienia, ale i wyrobienia sobie dobrych nawyków oraz asertywności do mówienia nie, albo nie teraz. To, co obecnie zajmuje mi dziennie około 5 do 10 minut, uczyłem się przez cztery lata różnych prób i błędów. Jak pisałem na początku – jak sobie zaścielisz teraz, tak się wyśpisz za rok, albo za 4 lata – i nie może to być bardziej prawdziwe.

7. Zmierzaj do celu

Jeśli spotkanie nie ma dla Ciebie charakteru towarzyskiego czy rodzinnego – zmierzaj do celu. Definiuj na początku spotkania zawodowego, jaki jest cel i staraj się możliwie zwięźle go realizować. Niby nic trudnego, ale wymaga sporej dozy cierpliwości. Podobnie, gdy zaglądasz do swojej skrzynki pocztowej. Szybko, zwięźle i do jasno zdefiniowanego celu. Inne interakcje po prostu ignoruj.

Żeby nie pomylić jednak jednej rzeczy – pisanie do kogoś o poradę czy inspirację nie jest marnowaniem czyjegoś czasu. To przecież realizuje Twój cel, więc jest zasadne i zgodne z tą zasadą. Dostaję od widzów kanału sporo korespondencji, w której przepraszacie za zawracanie mi głowy, ale chcecie osiągnąć jakiś Swój cel i czy nie mógłbym coś… – wiecie jak to idzie. Otóż nie jest to szum, to ważne sprawy, również z mojego punktu widzenia mocno oddalonej gratyfikacji – osoba, którą wsparłem dobrą inspiracją, albo osoba, która już ze mną pracuje, mam nadzieję, że za rok będzie równie ochoczo klikała like czy dzieliła się ze znajomymi moimi treściami. Mając powyższe na uwadze – wszystkie pozostałe treści nierealizujące głównego celu mojego projektu odkładam na luźniejszą chwilę.

8. Trzymaj rytm

Tak samo, jak regularność w diecie, regularność na siłowni – regularność w realizowaniu swoich projektów i planów daje skuteczne rezultaty. Gary Veyhnerchuck zwykł mówić, że na wielu spotkaniach zwykle to on jest tym najgłupszym w grupie, ale bije wszystkich na głowę swoją pracowitością i spójnością. I to jest istotny czynnik. A to oznacza mówienie nie dla wszystkich spontanicznych zrywów i zwykłego porannego „nie chce mi się”. Właściwe nawyki w pracy są kluczowe i nie wolno ich nie doceniać.

Co tutaj jest ważne, znajdź porę dnia, w której regularnie jesteś bez energii i staraj się unikać i planować w tych porach pracę zawodową. Wiem, że w gruncie rzeczy może to stanąć w konflikcie z Twoją etatową ciągłą 8 godzinną pracą. Tym gorzej dla pracy, ale nie oszukujmy się – jeśli możesz to w tym czasie lepiej świadomie odpuścić np na godzinkę, by choć trochę zregenerować moce umysłowe.

Ta lista nie wyczerpuje wszystkich wątków, ale to 8 rzeczy, które mogę Ci przekazać na temat zarządzania czasem.

Leszek Cibor

Podziel się