Zjedz tego słonia, czyli Model Naturalnego Planowania

Technika słonia opiera się na prostym doświadczeniu myślowym – zadaniu sobie pytanie – jakbyś miał zjeść słonia, to jak byś to zrobił?
Odpowiedź jest prosta – kawałek, po kawałku.

Ta przenośnia, jest zilustrowaniem jak należy podchodzić do dużych projektów, których rezultat często jest wielokrotnie większy niż nasz wkład – kawałek po kawałku.

Oczywiście łatwiej powiedzieć niż zrobić, dlatego też dzisiaj skupimy się na strategii. Co zrobić z takim kolosem jakim jest na przykład praca doktorska, albo choćby majaczące gdzieś na horyzoncie marzenie o sukcesie własnej działalności?

Rozróżnijmy dwa kluczowe podejścia do zadań – podejście horyzontalne i wertykalne. Podejście horyzontalne, to podejście płaskie, poziome, zadania są z reguły krótkie, punktowe, małe. Przy skomplikowanym projekcie musimy skupić się na podejściu wertykalnym – pionowym i wąskim. Znowu odwołam się do Davida Allena, gdyż fragmenty z jego Getting Things Done uważam, za wybitnie udane. Jednym z nich jest:

Model Naturalnego Planowania

Składa się on z 5 etapów:

Definiowanie celów i zasad
Przedstawienie wizji rezultatów końcowych
Burza mózgów
Porządkowanie
Identyfikacja “najbliższych zadań”

Model Naturalnego Planowania opiera się na naszym intuicyjnym schemacie myślenia i postępowania. Gdy podejmujemy świadomie jakieś działanie, realizujemy je dokładnie takimi krokami. Na przykład gdy organizujemy wyjazd do znajomych w Zakopanem.
Najpierw intuicyjnie trafia do nas cel – odwiedzić znajomych – na jakich zasadach? No będzie to parę dni u nich na kanapie, będę jechał samochodem. Potem wizja rezultatów końcowych – zacieśnimy relacje, pójdziemy w góry – łatwe do zwizualizowania. Następnie dorzucamy do tej wizji kilka pomysłów i opcji w formie burzy mózgów – np. jak będzie ładna pogoda, to wyjdziemy dwa razy, albo będziemy nocować w schronisku, a jak będzie brzydko to posiedzimy i pogramy w planszówki. Następnie naturalnie to porządkujemy, czyli liczymy kasę na wyjazd, szacujemy paliwo, zastanawiamy się czy nie wziąć własnej planszówki no i identyfikujemy najbliższe działania – czyli np. dzwonimy i konsultujemy z nimi plan i detale, potem porządkujemy raz jeszcze i kolejne działanie to np. spakowanie plecaka, przygotowanie butów w góry itd. Każdy model planowania zakładający start od innego etapu będzie nienaturalny, chaotyczny i wymuszony.
Najgorsze z tego wszystkiego jest planowanie reakcyjne – czyli podjęcie wysiłku planistycznego w odpowiedzi na jakieś wydarzenie. Robi tak większość ludzi – działa bez planu, w stresie, a stres jak dowiemy się z innych lekcji – doskonale blokuje naszą produktywność i jest jednym z głównych powodów prokrastynacji.

Rozszerzmy tych 5 punktów:

1. Zdefiniuj cel – zawsze pytaj o cel – jaki jest cel tego działania, które mam przed oczami? Pytaj też – dlaczego ten cel jest istotny i ważny? Pytanie “dlaczego” określa bardzo jasno co jest sukcesem w danym działaniu oraz działa motywująco. Gdy zapominamy o celu, to całe zadanie się rozmywa i zaczyna się kłopotliwe odkładanie, traktowanie zadań jak problemów oraz co najgorsze – rozmycie się sensu pracy. Sens nadaje zadaniu wartość i motywuje.

2. Wizja rezultatów końcowych – to jasne określenie jak ma wyglądać produkt końcowy. Dobrze radzą sobie z tym osoby z doświadczeniem w jakiejś dziedzinie – znające potencjalne opcje oraz co ważne – posiadające własne wyczucie “smaku” w danej tematyce. To pytanie: “co chcę osiągnąć?” Jeśli bierzesz się za coś nowego, to możesz śmiało wzorować się na innych osobach i ich osiągnięciach definując rezultat jako “chciałbym osiągnąć mniej więcej to samo co ta osoba”. Niestety nie posiadając doświadczenia musimy oprzeć się na obserwacji naszego otoczenia.

3. Burza mózgów – to ciekawy punkt, bo chociaż sama idea burzy mózgów jest przez współczesną psychologię krytykowana, to takie “nawrzucanie” pomysłów do jednego worka jest przydatne. To odpowiadanie sobie na pytanie “w jaki sposób to zrobię?”. Burza mózgów potrafi przyciągnąć dużo chaotycznych małych i dużych opcji – to dobrze, nie hamuj ich napływu, niech przerodzi się to w taką mapę myśli – może się okazać, że nawet nietypowe działania są ze sobą połączone. Oczywiście nie zapominaj, żeby do wszystkiego używać notatnika lub kartek.

4. Porządkowanie – teraz przyszedł czas na ocenienie co Ci wyszło po Burzy. Co jest ważne, co nieistotne. Zidentyfikuj te części projektu, które mają realne znaczenie, posegreguj dane działania na sekwencje następujących po sobie kroków i nadaj tym sekwencjom określone priorytety.

5. Wykonanie – skoro masz priorytety i sekwencje najbliższych działań – skup się na realizacji. Nie bądź jednak przez cały projekt bezmyślnym realizatorem pierwszych notatek – pamiętaj, by czasem sprawdzać czy nadal jesteś na dobrym kursie, albo czy przypadkiem cel się lekko nie zmienił – modyfikuj swoje założenia na bieżąco, pamiętaj aby tego słonia – wielki projekt – dzielić na kawałki i zjadać ze smakiem.