Porządek z Chaosu, czyli pięcioetapowy proces zarządzania strumieniem zadań

Tytuł tego dnia brzmi dość strasznie, ale bez strachu – to tylko nazwa rozdziału bestsellera Davida Allena z “Getting Things Done”, który jest książką tak samo użyteczną jak i trudną, bo w swoim rdzeniu niezwykle skomplikowaną. Jak dla mnie zbyt skomplikowaną, dlatego też podam Ci w całym warsztacie kilka, w moim odczuciu, najważniejszych zasad.

Możesz mieć w domu kompletny bajzel, czuć ogromną frustrację związaną z odkładaniem i mieć sobie za złe każdy moment spędzony na serialach czy grach – odciągających Cię od Twoich celów. Jednym słowem możesz odczuwać stres i mieć poczucie kompletnego zagubienia. Jednak żadna, dosłownie żadna zmiana nie nastąpi jeśli samodzielnie, lub z czyjąś pomocą z tego chaosu nie wyłonisz odrobinę porządku. Ordo ab Chao głosi łacińska sentencja, porządek z chaosu. Nie bez powodu jedną najlepszych funkcjonalnych porad życiowych popularnego Jordana Petersona jest – posprzątaj swoje biurko. Wyłoń odrobinę porządku z tego bałaganu, wtedy zaczniesz przenosić ten wzorzec coraz szerzej.

David Allen, był pierwszym mentorem, który nauczył mnie porządkować zadania w sposób taki, by rozpocząć dowolny proces przemian. Jeśli po tej lekcji wyjdziesz z chociaż drobnym porządkiem – jesteś gotowy na stosowanie kolejnych narzędzi. Z czego więc składa się ten pięcioetapowy proces:

Etap pierwszy – gromadzimy sprawy, które angażują naszą uwagę;

Etap drugi – analizujemy ich znaczenie i to, co należy z nimi zrobić;

Etap trzeci – porządkujemy wyniki;

Etap czwarty – przeglądamy je jako możliwe opcje działań;

Etap piąty – wykonujemy te działania.

Skupimy się w dzisiejszej lekcji głównie na gromadzeniu. Wyobraź sobie, że wiele z Twojej frustracji wynika z faktu, że chowasz w zakamarkach swojej głowy sprawy do zrealizowania. Teraz wyobraź sobie, że Twoja odporność na stres, presję, emocje to takie wiadro pełne wody efektywności. A te niezałatwione, niedokończone sprawy, to są dziury w tym wiaderku, które mimo, że nie są na bieżąco, to ciągle zabierają nam uwagę, tkwią gdzieś z tyłu.

Tak więc zadaniem nr 1 dzisiaj będzie zebranie 100% spraw niedokończonych w jednym miejscu. Jak w jednej z lekcji się dowiesz, dobrym sposobem będzie do tego choćby tablica Kanban, ale nie uprzedzajmy faktów, możesz równie dobrze po prostu spisać te sprawy na kartce.
Spisz wszystko, z życia prywatnego, zawodowe, sprawy błache, liche, nic nie znaczące, oraz sprawy bardzo istotne, kluczowe. Trzeba zacząć zamykać tzw. pętle akcji nad tymi sprawami, czyli zatykać te dziury. Nieistotne, że w czasie zatykania wpadną dwie kolejne, nie w tym rzecz – istotne jest, że poruszasz się do przodu. Tylko uwaga, w takie porządki musimy wziąć też takie sprawy, które są nieco mniej typowe i bieżące np. wyrzucenie zalegających czasopism na stole, albo przejrzenie i odrzucenie lub przyjęcie mojej starej strategii biznesowej sprzed roku, która leży w szufladzie nierozstrzygnięta, albo napisanie do mojego ulubionego aktora z prośbą o autograf.

Dobre kryterium, które determinuje definicję sprawy niedokończonej to słowa “ powinno się” lub “należałoby” lub “byłoby wskazane”. Ta kartka na której to spisujesz jest Twoim “pojemnikiem” na sprawy niedokończone. Może być to też aplikacja.
Spisz je wszystkie, zobaczysz najpewniej ogrom tematów jeśli dobrze nad tym przysiądziesz. Przydatny może być notatnik lub aplikacja do zarządzania zadaniami.

Każde z tych zadań jest w tzw. otwartej pętli, czyli w trakcie procesu i definitywnie musi opuścić Twoją głowę i znaleźć się w notatniku. Wówczas Twoje “wiadro” nie będzie dziurawe. Jeśli wyrzucisz wszystko ze swojej głowy, możesz śmiało zacząć skupiać się na danych zadaniach jedno po drugim, ale nie uprzedzajmy faktów.

Po drodze mamy etap drugi i trzeci– analizę ich znaczenia oraz porządkowanie. To znaczy, że nadajemy zadaniom priorytet. Co wyrzucić, co jest pilne, co jest ważne. Pomogą Ci w tym takie pytania jak:

• Czy coś należy z tym zrobić? Jeśli nie – idzie to do archiwum, albo do śmieci. Jeśli tak idziemy dalej.
• Następnie, czy jest to działanie pilne? Jeśli tak, to zadajmy sobie kolejne pytanie – Czy zajmie ono mniej niż 5 minut czasu? Jeśli tak – zrób to natychmiast. Jeśli nie – deleguj lub odłóż na później.
• Jeśli jednak działanie nie jest pilne – zadaj kolejne pytanie. Czy jest to działanie ważne? Jeśli nie – zarchiwizuj lub wyrzuć. Jeśli tak, nadaj temu najwyższy priorytet.

Następnie mamy etap czwarty – przeglądamy całą analizę i ustalamy kolejność działań, a jeśli nie możemy ustalić do danej rzeczy konkretnego działania – najpewniej będziemy musieli ją rozbić na etapy – o tym w innej lekcji.

Etap piąty to – działanie.

David Allen opisał to w sposób dużo bardziej złożony i skomplikowany. Ważne jednak, że cały proces prowadzi nas do porządku – wyłonienia czegokolwiek z chaosu.
Jesteśmy gotowi do działania.