Kanban

Jedną z moich ulubionych technik działania jest japoński model Kanban. To zlepek dwóch japońskich słów “kan” czyli wizualny, “ban”, oznaczające kartkę. Czyli wizualne karteczki. Uwielbiam w tej technice jej prostotę i skalowalność. Można ją używać do poukładania sobie bieżących zadań prywatnych, w mikro-działalności czy nawet zarządzanie bardzo zaawansowanymi procesami produkcyjnymi. Dzisiaj oczywiście skupimy się na technicznym aspekcie tych mikro potrzeb – użycia kanban do prywatnego życia i drobnej ilości obowiązków.

W bardzo dużym skrócie Kanban najlepiej przedstawia tablica magnetyczna lub korkowa z przyczepionymi karteczkami pogrupowanymi w kolumny. Każda kolumna przedstawia kolejny etap realizacji danego zadania – od lewej – etap pierwszy, do prawej – etap końcowy. Na kartkach są wypisane hasłowo zadania. To taki skrót, chciałbym byś miał w głowie taki prosty obraz.

Teraz o samej idei: Kanban rządzi się trzema prostymi zasadami:

• Wizualizacja
• Ograniczaj ilość pracy cząstkowej
• Zarządzaj przepływem

Wizualizację niejako mamy za sobą – to właśnie forma tablicy, gdzie mamy wyszczególnione każde zdanie oraz etapy tych zadań w formie kolumn pokazując progresję od lewej – początku, do prawej – zakończenia danego zadania.

Dzięki szybkiej inspekcji wszystkich zadań bardzo łatwo zrozumiemy gdzie mamy za dużo zadań, na jakim etapie one stoją, ile mamy ich tak naprawdę – fizyczność takiej tablicy jest niezwykle przydatna i daje zupełnie inne zrozumienie skali zadań niż tablice elektroniczne. Używam Kanbana do układania procesów w moim małym studiu animacji – do śledzenia zleceń i progresu. Czasem, doraźnie tworzę osobną tablicę na bardziej skomplikowany pojedynczy projekt np. na konferencję, którą organizuję. Tu wykorzystuję często jakąś firmową teczkę, którą otrzymałem od jednego z wielu klientów. Otwieram tą teczkę i używam ją jako tablicy kanban naklejając wewnątrz karteczki i robiąc kolumny. Teczkę można zamknąć i nic nie zgubię.

Ograniczenie pracy cząstkowej oznacza, że powinniśmy wyznaczyć limit na ilość równocześnie rozpoczynanych zadań. Im mniej zadań rozpoczynamy równocześnie, tym szybciej zadania są kończone. Jednym słowem, jeśli np. zarządzam zleceniami w studiu animacji, to dbam, żeby np. w kolumnie “napisanie scenariusza” nie znajdowały się więcej niż 3 tematy. Dopiero gdy jeden przejdzie dalej – na etap nagrania dźwięku, to nowe zlecenie może wskoczyć na etap pisania scenariusza. Unika się dzięki temu przeładowaniu, a to upłynnia cały proces. Jeśli wykonuje się proste zadania np. wykonanie określonej ilości telefonów, to trzeba zadbać, by kolumna “zrób folowup mailowy” nie była przeładowana. To moment, w którym zidentyfikujesz swoje słabsze strony, zobaczysz jaki etap ile czasu zajmuje i dostosujesz ilości do realnych możliwości pracy dziennej.

Zarządzanie przepływem jest to ostateczny cel techniki Kanban – praca powinna szybko i bez przeszkód przechodzić między etapami. Płynność jest w tym wypadku ważniejsza nawet niż samo zdejmowanie karteczek z tablicy. By ją poprawić możesz ograniczyć pracę cząstkową, albo ulepszyć samą wizualizację.

Gdy pracowałem nad wieloma projektami zarządzając działem marketingu uczelni wyższej robiłem sobie takie miesięczne górki chwały – nabijałem żółte karteczki z zakończonymi badaniami na szpikulec. Pod koniec miesiąca miałem taki tłusty szaszłyk zakończonych karteczek. Wyglądał groźnie, ale i dumnie.

Te informacje powinny Ci wystarczyć, by skonstruować swoją pierwszą, może nie idealną, ale własną tablicę Kanban. Uwielbiam tą technikę.

W temacie Kanban bardzo polecam Ci książkę “Kanban” Marcusa Hammarberga i Jakima Sundena wydaną przez Wydawnictwo Helion.