Jak planować oraz jakich aplikacji używać?

O planowaniu powiedziałem w kursie sporo, można jednak samej metodologii poświęcić trochę więcej czasu. Zacznijmy nieco od końca, czyli od:
Rocznych podsumowań. Tak, to brzmi bardzo korporacyjnie, ale ma to bardzo dużo sensu w naszej pracy. Więc najpierw zamiast planować dziennie, zróbmy sobie takie podsumowanie poprzedniego roku. Weź kartkę i długopis i rozpisz:

• Co się udało osiągnąć w roku poprzednim?
• Jakie rzeczy chciałeś osiągnąć, ale się nie udało?
• Co z tego planowałeś?
• Jaki przychód netto, czyli na rękę, osiągnąłeś?
• Czy to był spodziewany przychód? Czy chciałeś zarobić więcej?
• Co działało dobrze, co nie działało?
• Nad czym z tych powyższych rzeczy miałeś kontrolę, a nad którymi nie miałeś?

To kilka z szeregu pytań jakie możesz sobie zadać. Takie podsumowanie spełnia jedną ważną funkcję – zamyka pewien okres formalnie i emocjonalnie. Można sobie powiedzieć – dobra mam to już za sobą, mogę to wrzucić z głowy, jestem o ten bagaż lżejszy. Możesz na to poświęcić parę godzin, nawet zrobić tabelę w excelu z wydatkami, planami i datami. Teraz pora na planowanie w przód.

A skoro masz swój rozrachunek za zeszły rok – zacznij od zaplanowania nadchodzącego roku. Oczywiście zaczynamy szeroko – czyli planuj na początku bardzo ogólnie np. zmienić pracę, albo zrobić prawo jazdy, albo nagrać album itd. Takie plany hasłowe. Potem schodzimy do konkretnych kwartałów – kiedy zrobisz to, a kiedy coś innego. Później z kwartałów przerzuć się na konkretne miesiące i zrób już szczegółowy plan akcji tych wszystkich rocznych planów. Staraj się nie planować w kwartale więcej niż jednego dużego przedsięwzięcia, a miesięcznie trzech średniej wielkości. Jak ocenić co jest duże, a co małe? To bardzo względne, w końcu dla mnie nagranie filmu na YouTube to dzień roboty, dla kogoś innego może to być cały kwartał szykowania się, szkolenia i nagrywania.

Tak więc nie będą to typowe postanowienia noworoczne, tylko faktyczny plan akcji przypisany do konkretnych miesięcy. Istotne jest to, że łatwiej zacząć od nakreślenia szerokich celów, ogólnie brzmiących, by potem po nitce rozpisać poszczególne i konkretne działania do realizacji w danych miesiącach, a potem dniach.

To oczywiście tylko jedna z metod – silnie oparta na kalendarzu. Inną metodą planowana są mapy myśli, które omówiłem już przy lekcji gdzie posiłkowałem się bestsellerem Getting Things Done. Mapy myśli, które są rezultatem burzy mózgów, to bardzo ciekawy zbiór działań i celów, który po wprawnej analizie można połączyć, nadać im priorytet i np. zawiesić na ścianie – tak będę postępować.

Planować można na kilka sposobów. Zanim przejdę do przydatnych aplikacji – kilka złotych zasad, których trzymam się gdy planuje swoje działania:

• Planuję czas wolny – wówczas ściągam z siebie ciężar tego, że ciągle moje obowiązki walczą z chęcią relaksu. Teraz relaks ma już swoje miejsce.
• Respektuję swój plan – staram się go nie łamać, jeśli łamię plan, okazuję się wobec siebie miało wiarygodny
• Planuję dzień bieżący poprzedniego wieczoru – wówczas budzę się z gotowym planem działania
• Działam według idei bottom up Davida Allena, czyli najpierw pozbywam się tzw. Śmietnika, małych akcji, które mogę zrobić w pięć minut, żeby dać sobie przestrzeń na duże tematy
• Główna idea produktywności jaka mi przyświeca to: nie ważne jak słaby mam dzień – muszę zrobić przynajmniej jedną rzecz, która przybliży mnie do moich celów, która ma znaczenie dla nich – wtedy dzień jest kompletny.
• Pracuję i planuję w ciszy – staram się maksymalnie wyciszyć i zminimalizować wpływ aplikacji przeszkadzających swoimi powiadomieniami – eliminuję powiadomienia z telefonu i blokuję dane adresy na przeglądarce. Jeśli moja praca tego nie wymaga – odłączam się z Internetu.

Przydatne aplikacje:

• Todoist – jedna z moich ulubionych aplikacji – służy mi jako notatnik i swobodny “worek” na tematy, do którego codziennie wracam.
• Slack – świetny komunikator zespołowy, idealny, by unikać np. messengera i innych rozpraszaczy.
• Trello – jest w dużej mierze oparte na idei tablic Kaban – dobre do wspólnej pracy kilku – kilkunastu osób nad jednym projektem.
• Nozbe – polski produkt silnie związany z ideami z książki Getting Things Done Davida Allena
• Kanbanflow – idealny symulator tablicy Kanban, do tego darmowy
• Notatnik, który ma miejsce na maksymalnie 5 zadań dziennie – często pułapką w jaką się łapiemy jest nawrzucanie do dnia zbyt wielu zadań i ciągłe, frustrujące ich przekładanie. Idąc za ideą Kanban, by przyśpieszyć cały proces – należy zmniejszyć maksymalną ilość zadań w danym etapie procesu. Dlatego ustawienie sobie na dzień limitu pięciu zadań.
• Basecamp – do działań prywatnych – darmowe – bardzo dobry manager zadań dla małego zespołu (w wersji bezpłatnej).
  Google Drive – mogę z dowolnego miejsca zalogować się i pisać lub notować – bardzo przydatne jeśli Twoje działania oparte są o szeroko rozumianą “wenę” czy inspirację i są podatne na ich ulotność.
• Kalendarz Google – wiem, że to nieco oczywiste, ale kalendarz google bardzo dobrze synchronizuje się z Androidem i w sumie niemal każdą powyższą aplikacją.
• YouCanBook.me – aplikacja do rezerwowania Twojego czasu, przez Twoich klientów – oszczędza wiele czasu na wymianę mailową i ustalania kiedy masz wolne okienko – przyspiesza i automatyzuje te procesy.
• Dowolny bloker stron jako nakładka na przeglądarkę – blokowanie konkretnych adresów w określonych godzinach daje często spektakularne efekty.